Hoe stel ik een 'out of office' in tijdens het verlof?

Bekijk hier hoe je gemakkelijk nieuwe kandidaten op de hoogte brengt van een 'out of office'

Je kan de kandidaten heel gemakkelijk op de hoogte brengen van een verlof/afwezigheid via de automatische bevestigingsmail die uitgestuurd wordt na hun sollicitatie. 

Je kan dit op 2 manieren aanpakken, afhankelijk of jullie in collectief verlof gaan of er specifieke recruiters met verlof zijn. Wil je dus maw dat alle kandidaten een out-of-office krijgen of enkel kandidaten van specifieke vacatures?

1. Collectieve sluiting: niemand in het bedrijf kan antwoord geven op de sollicitatie:


Als jouw bedrijf een collectieve sluiting inlast dan kan je zeer gemakkelijk de algemene bevestigingsmail aanpassen.

  • Ga naar de tab 'settings'.
  • Onder de rubriek 'sollicitaties' ga je naar 'e-mail templates'.

  • Je ziet nu een overzicht van alle ingestelde templates. Bovenaan zie je jouw standaard template voor de bevestigingsmails. Klik op het potlood naast die template om hem te bewerken.

  • Doe de nodige aanpassingen en klik dan op 'Opslaan'. Deze template wordt nu automatisch verzonden naar alle kandidaten die succesvol hun sollicitatie verzonden hebben.

Het is ook mogelijk om een extra bevestigingsmail toe te voegen. Dit doe je door te klikken op 'Nieuwe template toevoegen' 

Onderstaande wordt geopend: 

  • Geef de nodige gegevens in, namelijk naam, onderwerp en de inhoud. Hieronder een voorbeeld: 

Naam: Bevestiging ontvangst sollicitatie | out of office 

Onderwerp: Bedankt voor je sollicitatie bij Jobtoolz

Dag

Hartelijk bedankt voor je interesse in ons bedrijf Jobtoolz.
We hebben je sollicitatie goed ontvangen. Momenteel zijn we met volle teugen aan het genieten van ons verlof. 

We zijn terug op xx/xx/xxxx, en dan zullen wij zorgvolledig alle sollicitaties bekijken. Mocht je intussentijd nog vragen hebben, aarzel dan zeker niet om ons een mail te sturen. Wij proberen hier zo snel mogelijk op terug te komen na ons verlof.

Nogmaals bedankt voor de tijd die je genomen hebt om te solliciteren voor de functie van binnen ons bedrijf Jobtoolz.

Vriendelijke groeten

2. Een of meerdere personen die de sollicitaties behandelen zijn in verlof:

In het geval dat het een zeer drukke periode is omdat er meerdere personen in verlof zijn en het werk wat verdeeld is, kan je een algemene mail instellen waarbij je uitlegt dat je zo snel mogelijk antwoord zal geven.Een voorbeeld hiervan kan zijn:

Naam: Bevestiging ontvangst sollicitatie | Opvangen verlof

Onderwerp: Bedankt voor je sollicitatie bij Jobtoolz

Dag

Hartelijk bedankt voor je interesse in ons bedrijf Jobtoolz.
We hebben je sollicitatie goed ontvangen. Momenteel zijn heel wat collega's volop aan het genieten van het verlof. Hierdoor kan het wat langer duren vooraleer we jou een antwoord kunnen geven. 

Alvast bedankt voor jouw begrip. Mocht je in tussentijd nog vragen hebben, aarzel dan zeker niet om contact met ons op te nemen.

Nogmaals bedankt voor de tijd die je genomen hebt om te solliciteren voor de functie van binnen ons bedrijf Jobtoolz.

Vriendelijke groeten

Is er een collega in verlof die op specifieke vacatures werkt en waarvoor geen vervanging is voorzien, dan kan je ook bij die specifieke vacatures een 'out of office' bericht instellen. Dit kan op volgende manier: 

  • Voeg een nieuwe template toe bij 'Templates voor bevestigingsmails'

Onderstaande wordt geopend: 

  • Geef de nodige gegevens in, namelijk naam, onderwerp en de inhoud. Hieronder een voorbeeld: 

Naam: Bevestiging ontvangst sollicitatie | out of office 

Onderwerp: Bedankt voor je sollicitatie bij Jobtoolz

Dag

Hartelijk bedankt voor je interesse in ons bedrijf Jobtoolz.
We hebben je sollicitatie goed ontvangen. Momenteel ben ik volop aan het genieten van mijn verlof. 

Ik ben terug op xx/xx/xxxx, en dan zal ik zorgvolledig alle sollicitaties bekijken. Mocht je intussentijd nog vragen hebben, aarzel dan zeker niet om contact met ons op te nemen. Ik probeer hier zo snel mogelijk op terug te komen na mijn verlof. 

Nogmaals bedankt voor de tijd die je genomen hebt om te solliciteren voor de functie van binnen ons bedrijf Jobtoolz.

Vriendelijke groeten

  • Ga naar de vacature waarvoor je de specifieke bevestigingsmail wil instellen en klik op het potloodje daarbij om ze te bewerken.
  • Scroll bij "stap 1: Omschrijving" helemaal naar beneden. Daar zie je "gebruik een aangepaste template in plaats van de standaard bevestigingsmail voor sollicitaties."

  • Vink die optie aan en kies de template die je wil gebruiken.
  • Sla op & klaar!