In bovenstaande webinar overlopen we een aantal punten over hoe je Jobtoolz aan jouw agenda kan koppelen. Hieronder kan je de inhoud van deze Webinar vinden met de nodige uitleg over hoe je alles kan koppelen.
1. Wat kan je doen binnen Jobtoolz:
Op vandaag kan je op twee manieren te werk gaan. Je plant een interview in via de interviewtool die we aanbieden in Jobtoolz, of je belt de kandidaat op om een interview in te plannen zodat je nadien nog een bevestigingsmails stuurt. Hieronder kan je interview template vinden die je hiervoor kan gebruiken.
Om te beginnen kan je hier lezen hoe je een interview kan inplannen in Jobtoolz
Interview inplannen na telefonisch contact
Heb je telefonisch een afspraak gemaakt met de kandidaat? Dan kan je deze nog een interview doorsturen, zoals hierboven weergegeven. Je kan hiervoor een andere email template gebruiken, namelijk onderstaande:
Interview template
Dag
Nogmaals bedankt voor de tijd die je genomen hebt om te solliciteren voor de functie van binnen ons bedrijf Jobtoolz.
Naar aanleiding van ons telefonisch contact daarnet stuur ik je nog even de afgesproken datum en uur door van het interview. Zou het mogelijk zijn om dit nog even te bevestigen?
Nadat dit werd bevestigd zal je nog een bevestigingsmail van ons ontvangen met de nodige informatie voor het interview.
Alvast bedankt en een fijne dag verder.
Vriendelijke groeten
Bevestigingsmail:
Dag
Bij deze bevestig ik graag het interview voor de functie van . Tijdens dit gesprek nemen we graag de tijd om je beter te leren kennen alsook om ons bedrijf en de functie aan je voor te stellen.
Het interview werd ingepland op om op deze locatie: .
Bedankt voor je aanwezigheid. Mocht je om één of andere reden niet aanwezig kunnen zijn,
gelieve ons tijdig op de hoogte te brengen. Mocht je nog vragen hebben of meer feedback wensen, aarzel dan niet om ons te contacteren.
We kijken er alvast naar uit.
Vriendelijke groeten
2. Hoe kan je het interview automatisch in je agenda laten komen?
Om de meeting in je agenda te krijgen zal je het ICS bestand dat in Jobtoolz komt nog moeten downloaden. Deze stap kan volledig geautomatiseerd worden. Dit kan via het programma Zapier. Om te beginnen zal je jouw Jobtoolz account moeten koppelen aan Zapier, lees hier je dit kan doen.
Om deze stap te automatiseren kan je de Zap gebruiken die wij hiervoor hebben opgemaakt. Dit kan je opzetten in slechts enkele clicks.
Je kan kiezen om Jobtoolz te koppelen met Google Calendar of met Outlook calendar. Hieronder geven we het voorbeeld over hoe je dit kan doen met je Google Calendar (dit kan op dezelfde manier voor Outlook):
Hiervoor kan je naar het overzicht van onze Zaps gaan in, door hier te klikken. Je komt op onderstaande pagina terecht:
- Scroll wat naar onder tot je onderstaande Zap terugvindt:
- Klik op 'Try it' en onderstaande zal verschijnen (indien je nog niet aangemeld bent):
- Meld je aan met de gegevens die je voordien gebruikte om een koppeling tussen te maken met je Jobtoolz account.
- Onderstaande zal verschijnen:
- Klik onder Company op 'Choose value...
- Kies een Google Calendar account
- Kies bij Calendar voor 'Choose value' en selecteer de correcte value
- Klik op 'turn on zap' en je zal onderstaande te zien krijgen:
Hiermee zal deze stap dus automatisch in je agenda terechtkomen.
3. Hoe kan je een plannings-tool gebruiken binnen Jobtoolz?
Er bestaan heel wat goede meeting tools, waaronder Calendly, Hubspot, Plann3r... Dit kunnen betalende als gratis programma's zijn die je gemakkelijk kan gebruiken om interviews in te plannen.
Maar natuurlijk vraag je jou waarschijnlijk af wat de voordelen hier van zijn? Ik som deze even op zodat het voor jou ook duidelijk wordt waarom dit een meerwaarde zou kunnen zijn:
- Een kandidaat kan rechtstreeks inboeken. Jij kan hiervoor specifieke tijdslots openzetten zodat hij/zij de keuze zelf kan maken;
- Het bespaart je heel wat werk in het heen en weer mailen om een datum te vinden die voor jullie beide past doordat ze dit rechtstreeks kunnen doen;
- Nadat de meeting is ingepland zal dit meteen in jouw persoonlijke agenda terechtkomen;
- Je kan gemakkelijk naar meerdere personen een mail sturen met een uitnodiging en hoeft je geen zorgen te maken dat er dubbele boekingen zouden zijn. Zodra een tijdslot is ingenomen zal dit niet meer zichtbaar zijn voor anderen;
Wij raden ook Calendly aan, omdat dit een zeer goede gratis tool is en je hiermee ook kan genieten van de bovenstaande voordelen.
Wens je de mail uit te sturen via Jobtoolz, zodat alle informatie centraal blijft? Dan kan je hieronder de template vinden die je kan gebruiken:
Email template:
Dag
Nogmaals bedankt voor de tijd die je genomen hebt om te solliciteren voor de functie van binnen ons bedrijf Jobtoolz.
Na het doornemen van je gegevens hebben we besloten om je mee te nemen naar de volgende ronde van ons selectie proces. We nodigen je graag uit voor een interview. Het doel van het interview is vooral om elkaar beter te leren kennen en samen te bekijken of er een match is tussen onze bedrijfscultuur/ functie en jouw vereisten.
Je kan rechtstreeks een moment in mijn agenda boeken via onderstaande link:
→ Vul hier jouw unieke Calendly link in
Na inboeken krijg je nog een bevestiging en staat onze meeting officieel vast.
Tot snel!
Vriendelijke groeten
Lees hier hoe je zelf je email templates kan toevoegen.
Maak je gebruik van Calendly? Dan kan je ook meteen de koppeling maken tussen Jobtoolz en Calendly, zodat er ook automatisch een interview wordt ingepland in Jobtoolz en je dit niet meer zelf hoeft te doen.
In dit helpartikel leg ik je graag uit hoe je in slechts enkele clicks de automatisatie via Zapier hiervoor kan opzetten.